Digi varhaiskasvatuksen arjessa -webinaarissa saatiin käytännön vinkkejä tietosuojan toteuttamiseen päiväkodin viestinnässä

Järjestimme 31.5.2022 webinaarin varhaiskasvatuksen ammattilaisille teemalla "Digi varhaiskasvatuksen arjessa –osallistaminen, innostavuus ja tietosuoja". Tilaisuudessa käsiteltiin erityisesti tietosuojalainsäädännön noudattamisen ja osallistavan tiedonvälityksen tuottamia ristipaineita. Esimerkkinä käytimme Pyhtään kunnan kanssa yhteiskehitettyä varhaiskasvatussovellus Poijua ja kerroimme miten siinä onnistuttiin löytämään tasapaino vanhempien, opettajien, päiväkodin hallinnon tarpeiden sekä lasten oikeuksien välillä.

Kuva omasta lapsesta leikkimässä päiväkodissa olisi vanhemmille kiva yllätys työpäivän keskellä, mutta salliiko tietosuoja ja taipuvatko toimintatavat? Samalla kun näppärät somekanavat ja mobiilisovellukset ovat levinneet osaksi kaikkien arkea, saattaa lasten kuvien jakaminen niihin arveluttaa monia vanhempia —vaikka se tapahtuisi vain suljetuissa ryhmissä

Päiväkodeille puolestaan EU:n yleinen tietosuoja-asetus asettaa monia rajoituksia sen suhteen miten henkilökohtaiseen viestintään tarkoitettuja kuluttajapalveluita voidaan hyödyntää varhaiskasvatuksen puitteissa. Päiväkotien sähköistä viestintää ja siihen liittyvää tietosuojaa sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia pohdimme yhdessä lakimies ja tietosuoja-asiantuntija Erkka Pälän ja Mesensein toimitusjohtajan Tuukka Ylälahden kanssa. Varhaiskasvatuksen koordinaattori Riikka Suurnäkki kertoi kuinka päiväkoti Majakka ja Mesensei yhteiskehittivät Pyhtään oman varhaiskasvatuksen mobiilisovelluksen Poijun.

Yhteiskehittämällä parhaaseen lopputulokseen

Mesensein toimitusjohtaja Tuukka Ylälahti nosti puheenvuorossaan esille päiväkodin arkiseen viestintään linkittyvän moninaisen kentän, jossa oikeuksia ja vastuita pitää peilata niin lasten, vanhempien, lasten lähipiirin, opettajien, hallinnon ja lainsäädännön näkökulmasta. Jotta kaikkien näkökulmat ja tarpeet tulevat huomioiduksi,  osallistava suunnittelu on palvelunkehittämisessä erityisen tärkeää.

“Laadukkaiden digitaalisten palveluiden kehittäminen vaatii monen osapuolen ja erilaisten näkökulmien huomioimista. Yhteiskehittäminen ja prototyyppeihin perustuva kokeileva toimintatapa, kuten Poijun tapauksessa, ottaa mukaan ja huomioi eri ryhmien tarpeita jotta lopputuloksesta tulee kaikille mieluisa ja tarkoituksenmukainen”, Tuukka kertoi.


Digitaaliset palvelut ja tietosuoja varhaiskasvatuksessa –saako sitä WhatsAppia nyt käyttää?

Samalla kun digitaalisen vuorovaikutuksen merkitys on kasvanut, korostuu käyttäjien tarpeissa helppokäyttöisyys, reaaliaikaisuus ja innostavuus. Erilaiset sosiaalisen median palvelut on tähän tarpeeseen koettu halutuiksi, mutta Erkka muistutti niissä olevan hallinnollisesti vaativia haasteita tietojen käsittelyn laillisuuden varmistamisen osalta. Näitä haasteita ovat mm. tietojenkäsittelysopimuksen laatiminen ja rekisteröityjen oikeudet vaatia tietojaan tarkistettavaksi, siirrettäväksi tai poistettavaksi.


Esimerkiksi WhatsAppin käyttö on päiväkodissakin mahdollista, mutta silloin pitää huomioida ettei työnantaja voi välttää vastuuta yksityisten kanavien käytöstä työnantajan lukuun pitämällä kanavaa “epävirallisena”.


”On pidettävä mielessä, että kun mitä tahansa digitaalista palvelua aletaan käyttämään työnteon tarpeisiin ja työnantajan lukuun tapahtuvien tehtävien hoitamiseen, muodostuu käsittelysuhde työnantajan ja käytetyn palvelun välille. Tämä vaatisi lain mukaan käsittelijäsopimuksen sekä tiedonannon kaikille toiminnan piirissä oleville sekä mahdollisesti myös heidän suostumuksensa. Käytännössä näiden sopimusten ja suostumusten hallinnointi on haastavaa”, Erkka toteaa.

Vastaavasti itse tuotetussa palvelussa jossa toimitaan omien tietosuojaselosteiden ja palveluehtojen puitteissa on ilmoitusvelvollisuuksista helpompaa huolehtia.
 ”Muodostamalla suoran suhteen palvelua ylläpitävään tahoon on helpompi sopia tiedon käsittelyn periaatteista sekä hoitaa erilaiset poikkeustilanteet koskien rekisteröityjen oikeuksia”, Erkka summaa.

Tietosuoja ja helppokäyttöisyys keskiössä - päiväkotisovellus Poiju sujuvoitti päiväkodin ja kodin välistä viestintää

Riikka Suurnäkki, varhaiskasvatuksen koordinaattori Pyhtäältä kertoi meille taustoista miksi Pyhtään kunta ja Mesensei lähtivät yhteiskehittämään päiväkotisovellus Poijua.

“Meillä kunnallisessa varhaiskasvatuksessa oli käytössä erilaisia järjestelmiä kodin ja päiväkodin väliseen viestintään, kuten esimerkiksi suljettu Facebook-ryhmä, WhatsApp-ryhmä ja blogi-alusta. Näiden tilalle halusimme nimenomaan tietosuojan vuoksi lähteä kehittämään parempia ratkaisuja”, Riikka kertoo projektin alkuvaiheista.

Poijussa lähdettiin liikkeelle yhden pilottiryhmän kanssa, jonka kanssa palvelua on nyt käytetty vuosi ja kokeiltu miten sovellus toimii varhaiskasvatuksessa. Pilotin lanseerauksesta Riikka kertoi, että vanhemmille uuteen sovellukseen siirtyminen oli helppoa. Poijussakin käyttökokemus oli monista kaupallisista pikaviestintäpalveluista tuttu, mutta toisin kuin kuluttajapalveluissa, päiväkodin omassa sovelluksessa tapahtuvan viestinnän tiedot omistaa Pyhtään kunta ja niitä käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Vanhemmilta on tullut paljon kiitosta niin palvelun helpokäyttöisyydestä kuin myös välittömästä tiedonkulusta. Chatilla saa henkilökunnan helposti kiinni ja toisaalta myös henkilökunnan on helppo tiedottaa nopeasti vanhempia vaikkapa sääolosuhteiden vuoksi tapahtuneista aikataulumuutoksista.

Myös sovelluksen ulkoasusta on tullut paljon kiitosta. “Sovelluksesta tuli meidän näköinen, kun olemme olleet kehityksessä mukana alusta asti. Sovellusta on aina mukava katsoa kun sen avaa”, Riikka kiittää.

Jatkosuunnitelmista Riikka kertoi, että seuraavaksi tarkoituksena on laajentaa ja viedä sovellus Pyhtään muihinkin kunnallisiin päiväkoteihin. “Tämä tapahtuu nimenomaan tietosuoja edellä. On myös käytännöllistä, että saamme yhden yhteisen alustan ja jokaiselle päiväkotiryhmälle oman tiedonkulun välineen.”

Lue lisää Poiju-päiväkotisovelluksesta täältä.