3 syytä miksi organisaatiosi tarvitsee oman alustan tehokkaaseen sidosryhmäviestintään

Syy 1 - On kerättävä pirstaleinen joukko yhteen ja muodostettava yhteinen viestintäkanava  

Organisaatioiden rajat ylittävistä sidosryhmistä koostuva joukko tarvitsee yhteisen paikan, josta löytyvät yhteiset asiat ja jonka kautta tavoittaa oikeat ihmiset. Erilaisten järjestelmien ja viestintäkanavien kirjo on kasvanut valtavaksi mikä ei tee yhteisen alustan valinnasta helppoa.

Minkä alustan valitsen? 

Teams, Slack, LinkedIN, Facebook, WhatsApp, Discord ovat kaikki viestintäalustoja, joita käytetään yleisesti. Sidosryhmäviestinnän suuri haaste onkin tehdä valinta mikä alusta otetaan. Jokaisella näistä on omanlaisensa käyttötarkoitus, sitä vastaavat ominaisuudet ja brändimielikuva.

Se mitä yksi rakastaa yhdessä alustassa, voi toiselle olla nimenomaisesti syy jättää osallistumatta: “Minähän en mihinkään faseen/linkkariin/tiketitokkiin tai vastaavaan mene, miksei kaikki mennä tsörötsöröön, joka on niin paljon parempi kuin muut!” — on tyypillinen lausahdus, jonka keskustelu yhteisöalustojen paremmuusjärjestyksestä kirvoittaa.

Henkilökohtaisten mieltymysten ja intohimojen lisäksi esteeksi voi myös nousta organisaatioiden omat tietoturvakäytännöt sekä tietysti myös tietosuojalaki, eli GDPR.

Alustan valinta yhteisölle johon kuuluu eri ikäisiä ja taustaisia henkilöitä erilaisine digitaalisine valmiuksineen, on yksi keskeinen haaste johon omalla alustalla voidaan vastata. Onnistumisessa ratkaisevaa on palvelun käyttökokemus jossa sidosryhmien osallistumisen kannalta kriittiset asiat hoituvat helposti.

Korvaako oma alusta sähköpostit tai teams kanavat? 

Kyllä ja ei. Sidosryhmäviestinnässä on havaittu, että perinteisten uutiskirjeiden huomioarvo on laskenut ja sähköpostin käyttö etenkin nuorissa kohderyhmissä on vähentynyt. Viestintä on siirtynyt erilaisiin pikaviestintäpalveluihin ja sillä niiden käytettävyys sekä huomiarvo on parempi.

MS Teams on yrityspuolella ylivoimaisesti yleisimmin käytetty viestintä-alusta ja sillä on 270 miljoonaa käyttäjää maailmalla. Teams on kuitenkin lähtökohtaisesti korporaatioiden sisäisiin tarpeisiin kehitetty ratkaisu käyttökokemukseltaan, käyttäjähallinaltaan ja lisensointimalliltaan. Tästä johtuen on tyypillistä että erilaiset yhteisöt organisoituvat ilmaisissa sosiaalisen median palveluissa joissa on helppoa ylläpitää suuriakin määriä erilaisia sidosryhmätyöskentelyyn osallistuvia käyttäjiä.

Verrattuna edellisiin oma tarkoitukseen tehty alusta kokoaa juuri tietyn joukon yhteen ja tekee sekä heidän keskinäisen viestinnän että kaikille yhtä aikaa tapahtuvan suoran korkean huomioarvon pikaviestinnän helpoksi. Kaikkia muita kanavia se siis ei korvaa, mutta se tehostaa sidosryhmäviestintää monin tavoin.

Syy 2 - Tiedon omistajuus, tietoturva ja lain vaatimukset

On hyvin tavallista, että eri alojen ammattilaiset käyttävät mm. Facebookia ja WhatsAppia verkostoitumiseen ja tiedonvaihtoon mm. toimialansa kollegoiden kanssa. Alustoilla saatetaan keskustella terveyteen ja yksityisyyteen syvälle menevistä asioista ja lähettää omia ja muiden osoitteita, puhelinnumeroita —jopa henkilöturvatunnuksia. LinkedIn puolestaan tietää monen korporaation innovaatoimitoinnasta ja niiden henkilöstön osaamisesta sekä mielenliikkeistä paremmin kuin korporaation omat HR osasto.

Erilaisten julkisuuteen nousseiden skandaalien myötä tietoisuus alustojen käyttämästä vallasta ja epäeettisistä toimintatavoista keräämänsä datan suhteen on kasvanut.

Moni organisaatio on havahtunut siihen, että tavat joilla työntekijät käyttävät mm. WhatsAppia työtehtävien suorittamiseen tekee työnantajasta vastuullisen rekisterinpitäjän henkilötiedoista, joita WhatsAppiin syötetään. Tästä tietosuojavaltuutettu on jo antanut yrityksille ensimmäiset huomautukset.

Myös näyttävät tietomurrot ovat herättäneet kysymään millä tasolla erilaisten foorumien ja keskustelupalstojen kyberturvallisuus on ja onko niiden ylläpitäjien tekniset ja hallinnolliset keinot tietojen suojaamiseksi lain edellyttämällä tavalla. 

Kuka omistaa tiedot ja minne ne menevät? 

Tämä kysymys on kuuma peruna lähes kaikissa alustoissa. Pääperiaatteita on kaksi: SaaS ja sosiaalisen median palveluissa, joiden käyttö on maksutonta, tiedot omistaa lähtökohtaisesti alustan ylläpitäjä, joka tekee rahansa myymällä tiedot eteenpäin mm. mainostajille, dataa välittäville aggregaattoreille ja erilaisille poliittisille toimijoille.

Jos organisaatio käyttää omassa toiminnassaan tämän kaltaisia alustoja, se ei oikeastaan voi hallita mitenkään sitä mihin alustalle syötetyt tiedot lopulta päätyvät.

Toinen mahdollisuus on valita alusta, jossa voi toimia itse vastuullisena rekisterinpitäjänä. Tässä mallissa alustan ylläpitäjä voi itse asettaa ehdot pelisäännöistä sen suhteen miten tietoja käsitellään ja kuka omistaa mitäkin oikeuksia niihin liittyen.

Eikö rekisterinpitäjäksi alkaminen ole kauhean vaikeaa? 

Yritys tai yhteisö ei voi välttää rekisterin pitäjän vastuita ummistamalla silmänsä. On yleinen harhaluulo ajatella, että antamalla esim. työntekijöiden käyttää kolmansien osapuolien alustoja "epävirallisesti" voisi välttyä rekisterinpitäjän vastuusta.

Mikäli yrityksen työntekijät käyttävät jotakin palvelua yrityksen antamien työtehtävien hoitamiseen ja toimiessaan työnantajan lukuun, yritys vastaa työntekijän tavoista käsitellä henkilötietoja —myös silloin kun ne syötetään kolmannen osapuolen omistamaan järjestelmään.

Juuri tästä syystä kolmansien osapuolien omistajien ylläpitämien palveluiden käyttö on se vaikeampi asia verrattuna omaan alustaan.

Omalla alustalla loppukäyttäjille on helppo antaa mm. lain vaatimat tiedonannot henkilötietojen käytön periaatteista (tietosuojailmoitus) sekä tarvittaessa hyväksyttää palveluehdot ja näin saada sopimukseen perustuva oikeus tietojen käsittelyyn (palveluehdot).

Alustan omistajan ja sitä ylläpitävän kumppanin kanssa tarvitaan tämän lisäksi sopimus tietojen käsittelystä, jolla varmistetaan se ettei alustan tietoja käytetä muihin kuin rekisterinpitäjän määräämiin tarkoituksiin. 

Näiden velvoitteiden täyttäminen ei nykymuodossa ole käytännössä katsoen mahdollista some-alustoilla —tai ainakin se vaatii niin paljon vaivaa, että ilmaisten alustojen helppous hukkuisi suostumusten, ilmoitusten, sopimusten ja dokumentoinnin byrokratiasuohon.

Syy 3 - Arvon kasvattaminen ja sen säilyttäminen pitkällä aikavälillä

Alustojen arvo kasvaa ajan myötä kun sinne kertyy käyttäjiä ja sisältöä joka kasvaa yhteisön omaksi kulttuuriksi. Erilaisista sidosryhmistä koostuvan  yhteisön kasvattaminen arvokkaaksi vaatiikin useiden vuosien työn.

Arvokas yhteisö tarvitsee digitaalisen kodin, jossa se voi kokoontua ja vaihtaa ajatuksia rauhassa ilman ulkopuolisten häirintää. 

Moni asiakkaistamme on havahtunut ilmiöön, jossa aiemmin erittäin käyttökelpoiset alustat alkavat ajan saatossa niin sanotusti vessantuumaan. “Vessaantumisella” tarkoitetaan sykliä, jossa uusi toimija ensin houkuttelee asiakkaan avokätisesti liittymään alustalleen ja heti riittävän markkina-aseman saavutettuaan alkaa vivuttamaan saamaansa valtaa lukuisin eri keinoin.

Näihin kuuluvat mainosrahoja optimoivat algoritmit jotka hallitsevat mitä sisältöä käyttäjille näytetään, aggressiiviset hinnoittelumalliuudistukset joissa aiemmin ilmainen ominaisuus maksaakin yllättävän paljon sekä tietysti hintahypyt kuukausimaksuissa, heikkenevä asiakaspalvelu, piilokustannukset jne.

Tyypillinen esimerkki ilmiöstä voisi olla vaikkapa Twitter, jossa omistajanvaihdoksen myötä moni uskollinen visertäjä koki karvaan pettymyksen, kun aiemmin korkeaa arvostusta nauttivasta sinisestä Verfied-tunnuksesta tuli halpaa kauppatavaraa uuden omistajan laittaessa tuulemaan.

Suurempi vahinko kuitenkin koitui alustan erilaisia poliittisia intohimoja edistäville intressiryhmille. Siinä missä aiemmin Twitter oli koettu liberaalien valtakuntana, heitti mielikuva melkoista häränpyllyä Elon Muskin huudattaessa Trumpia takaisin alustalle.

Tämä puolestaan aiheutti protestiaallon ja joukkopaon muille alustoille, mm. Mastodoniin.

Tavalliselle käyttäjälle vahinko ei sinänsä ole taloudellinen, mutta ammattilaiset jotka olivat investoineet yli vuosikymmenen oman yhteisönsä ja yleisönsä rakentamiseen kokivat suoria taloudellisia menetyksiä alustan “vessaantuessa” alta ja väen kaikotessa sen vuoksi uusiin raikkaimpiin ympäristöihin. 

Tämä ilmiö on hyvä muistaa kun valitsee alustaa: mitä teemme, jos huomaamme ettei valitsemamme alusta olekaan oikea eikä ihmiset osallistu? Mitä teemme jos meillä on viiden vuoden päästä nopeasti kasvava yhteisö ja haluaisimme hyödyntää sen rahallisesti? Mitä teemme jos 10 vuoden päästä olemme toimialamme arvokkain yhteisö, mutta koko arvo makaa jonkun toisen omistamalla alustalla?

Nämä kaikki yhteisön ja sen elinkaaren näkökulmat on hyvä huomioida omassa strategiassaan ja sen mukaisessa alustavalinnassa. 

Eikö oman alustan rakentaminen ole kallista ja vaikeaa?

Kyllä ja ei. Perinteisesti oman alustan perustaminen on tarkoittanut pitkää prosessia joka lähtee palvelumuotoilusta toimintaidean kirkastamiseksi, teknisestä vaatimusmäärittelystä, jolla valitaan toteuttavat ominaisuudet, sekä tietysti sovelluskehityksestä, joka etenkin mobiilipalveluissa voi tarkoittaa satojen tuhansien, jopa miljoonien kehitysbudjetteja.

Nykysin markkinoilla on kuitenkin saatavilla yhä enemmän valmiita Platform As a Service (PaaS) mallilla alustoja tarjoavia toimijoita, kuten Mesensei.

PaaS -mallissa asiakas saa oman alustan, jota se voi markkinoida loppukäyttäjille omalla brädillään. Niin ikään PaaS mallilla tehtävissä toteutuksissa asiakas voi toimia rekisterinpitäjänä ja asettaa loppukäyttäjille omat käyttäjäehtonsa tehden datan keräämisestä ja hyödyntämisestä mahdollista.

Juuri tähän tarpeeseen Mesensei on kehittänyt mobiilialustan sekä 1-5-20 menetelmän joka tekee palvelun kehittämisestä, validoinnista ja lanseeraamisesta helppoa.

Mikäli alustoihin liittyvät asiat ovat sinulle ajankohtaisia, ole yhteydessä tai pyydä tarjous! Mesensei tarjoaa modernin mobiilin vaihtoehdon yhteisöjen hallintaan. Asiantuntijamme ovat apunasi niin yhteisön rakentamisessa sekä GDPR vaatimukset täyttävän alustan toteuttamisessa.